Meeting vorbereiten: 7 Tipps für effektive Besprechungen

Keine Frage: Meetings können Spaß machen. Du hast ein paar tolle Ideen und möchtest deine Kolleg/innen begeistern? Die richtige Vorbereitung ist das A und O. Mit ein paar Tricks schaffst du es dann spielend leicht, auch scheinbar trockene Inhalte kurzweilig zu präsentieren.

Doch wie solltest du ein Meeting vorbereiten, damit die Inhalte auch wirklich ansprechend präsentiert werden?

Mit den folgenden 7 Tipps ziehst du deine Kolleg/innen garantiert sofort in deinen Bann.

Meeting vorbereiten und Kolleg/innen überzeugen: So funktioniert‘s

Tipp Nr. 1: Angenehme Akustik

Unabhängig vom Thema deiner Präsentation: Es ist anstrengend, über einen längeren Zeitraum einer zu leisen Stimme folgen zu müssen. Achte daher darauf, dass dich auch die letzte Reihe noch in ausreichender Lautstärke hören kann. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, im Zusammenhang mit größeren Räumlichkeiten bzw. einer größeren Anzahl an Teilnehmer/innen auf akustische Unterstützung durch ein Mikrofon zu setzen. Frage sicherheitshalber zu Beginn des Meetings nach, ob dich alle hören können.


Tipp Nr. 2: Kleine Geschenke als „Eisbrecher“

Dein Thema erscheint auf den ersten Blick langweilig? Mit einem kleinen Geschenk, zum Beispiel einem Müsliriegel, macht das Zuhören und Interagieren doch gleich ein wenig mehr Spaß...

Klarer Fall von Bestechung? Aber nicht doch... Gesunde Snacks in Form von Obst und Co. helfen dir und deinen Kolleg/innen nämlich aus dem sogenannten Mittagstief. In Zusammenhang mit besonders fordernden Themen kann es jedoch sinnvoll sein, das Meeting auf den Vormittag zu verlegen.

Tipp Nr. 3: Eine optisch ansprechende Präsentation

Die Präsentation deines Meetings soll deine Inhalte unterstreichen. Achte darauf, dass deine Kolleg/innen oder Mitarbeiter/innen alles nachvollziehen können, setze jedoch auf Stichpunkte und weniger auf ausformulierte Sätze. Somit vermeidest du, dass deine Zuhörer/innen damit beginnen, die entsprechenden Inhalte zu lesen, noch bevor du über sie gesprochen hast.

Vergiss zudem nicht, dass sich auch das Auge über eine optisch ansprechende Meeting-Präsentation freut. Achte im Zuge der Vorbereitung darauf, eher schlichte Farben und Schriftarten zu wählen und zeige die Präsentation Freunden oder Familienmitgliedern, um deren Meinung zum Design, der Länge und der Aussagekraft des Inhalts zu erfahren.


Tipp Nr. 4: Mitmachen erlaubt

Überlege dir im Vorfeld, an welchen Punkten des Meetings Interaktion wünschenswert wäre. Eine besonders beliebte Variante: Lasse die Meetingteilnehmer/innen ihre Ideen zu einem bestimmten Thema in einer Art Brainstorming zusammentragen.

Wenn du dir im Vorfeld ein wenig Gedanken machst, erkennst du schnell, zu welchen Punkten der Input deiner Kolleg/innen gefragt ist.

Der Vorteil: Alle Meetingteilnehmer/innen werden involviert und dazu eingeladen, sich mit dem jeweiligen Themenkomplex auseinanderzusetzen.


Tipp Nr. 5: Getränke und Snacks in Reichweite

Stetiges Hin- und Herlaufen kann ein Meeting nachhaltig stören. Daher solltest du bereits im Vorfeld sicherstellen, dass alle Meeting- bzw. Besprechungsteilnehmer/innen Snacks und Getränke bequem erreichen können. Am sinnvollsten ist es, Wasser, Kekse und Co. direkt auf den jeweiligen Tischen zu platzieren.

Verzichte am besten auch auf Verpackungen, die sich beim Öffnen durch allzu lautes Knistern auszeichnen. Bereits ausgepackte Snacks und Wasser ohne Sprudel stellen hier eine sichere Variante dar, die für eine angenehme Meetingatmosphäre sorgt.


Tipp Nr. 6: (Für längere Meetings) Pausen einplanen

Im Zusammenhang mit längeren Meetings solltest du natürlich regelmäßige Pausen einplanen. Auch wenn im Rahmen unterschiedlicher Studien aufgezeigt wurde, dass sich der Mensch über eine Zeitspanne von vier bis sechs Stunden auf einem vergleichsweise hohen Niveau konzentrieren kann, solltest du dieses Maximum nicht ausreizen.

Nach circa 1,5 Stunden ist im Idealfall Pause angesagt. Am besten achtest du darauf, dass nach dieser Zeit auch ein Themenblock abgeschlossen ist. Somit fällt auch der Wiedereinstieg nach der Pause ein wenig leichter.


Tipp Nr. 7: Die passenden Rahmenbedingungen

Zu guter Letzt ist es bei der Vorbereitung deines Meetings wichtig, auf die Details zu achten. Immerhin sind es oft scheinbare „Kleinigkeiten“, die dafür sorgen können, dass deine Besprechung zum Erfolg wird.

So gilt es unter anderem, deine Teilnehmer/innen (am besten einen Tag vor dem Termin) noch einmal an Ort und Uhrzeit zu erinnern, den betreffenden Raum kurz vor dem Start der Besprechung noch einmal durchzulüften und die Technik zu überprüfen. Gleichzeitig lohnt es sich immer, für den Notfall einen Plan B in petto zu haben. Speichere Präsentationen und ähnliche Inhalte am besten sowohl lokal als auch auf USB-Stick ab, damit deinem perfekten Meeting nichts mehr im Wege steht.


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Mag. Karin Spiegl ist freie Texterin und Bloggerin in Wien. Als Expertin für Content Marketing liebt sie Texte, die Mensch und Suchmaschine gleichermaßen glücklich machen.